Stilare la checklist per l’organizzazione del tuo congresso internazionale: 5 step fondamentali

Stilare la checklist per l’organizzazione del tuo congresso internazionale: 5 step fondamentali

Tema: organizzazione di congressi e conferenze internazionali.

Ipotesi:

Mettiamo il caso che la tua azienda debba improntare l’organizzazione di un congresso. Si tratta quindi di un importante evento di grandi dimensioni. Il programma prevede l’elevata presenza di partecipanti internazionali, provenienti da diversi paesi. Cosa dovrai fare per poter organizzare al meglio il tuo evento, evitando flop e imprevisti spiacevoli?

Tesi:

Quello che dovrai fare è partire da un’analisi preliminare e dall’idea stessa che hai dell’evento in sé. Qual è il suo obiettivo, quale il suo target, quali i suoi contenuti e le sue modalità. Nello specifico vediamo insieme per punti come seguire l’iter basilare per l’organizzazione di congressi e conferenze internazionali.

I 5 punti principali della checklist per l’organizzazione di congressi internazionali:

  1. Definizione degli obiettivi dell’evento

Il primo step coincide con la fase preliminare dell’organizzazione del congresso. Bisogna pertanto partire dall’individuazione degli obiettivi dell’evento. La riuscita di un evento dipende dalla sua resa, e per ottenere una buona resa è necessario prima di tutto capire quali siano gli obiettivi da raggiungere. Focalizzare l’attenzione sull’obiettivo aiuta a comprendere meglio quali debbano essere successivamente le risorse, il lavoro e le modalità da analizzare e impiegare. Chiediti quindi cosa speri di ottenere con questo congresso. Solo dopo aver stabilito l’obiettivo, si può procedere con le fasi successive per la pianificazione dell’evento.

2. Budget aziendale e target di destinazione

La seconda fase si struttura sulla base degli obiettivi definiti nella fase precedente. A seconda dell’obiettivo infatti, potrai trovare quali siano i destinatari dell’evento e prevedere un budget totale per organizzare l’evento. Capire a chi indirizzare l’evento e quali persone attirare è un aspetto che non va sottovalutato. Il pubblico è il motore, la parte attiva e determinante per realizzare un evento ad hoc e ottenere il grado di successo auspicato.

Oltre alla definizione del target, in questa fase si calcola quali siano le risorse economiche disponibili per stabilire un piano d’azione. È inoltre possibile disporre di finanziamenti e investimenti esterni da parte di sponsor. Non dimenticarti di aggiungere un margine extra per spese non previste e contrattempi.

3. Ricerca della location perfetta

Ogni evento merita e necessita di una location che sia adeguata alla natura e alle esigenze dell’evento. L’organizzazione di un congresso nella fattispecie richiede una location facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici, spaziosa e luminosa, funzionale e consona. Le dimensioni e le caratteristiche estetiche della location devono rispettare l’obiettivo dell’evento. Una location troppo grande per un pubblico ridotto potrebbe essere dispersiva e “fredda”. Una location troppo piccola per un grande pubblico potrebbe causare l’effetto contrario.

La raggiungibilità della location è oggetto di grande cura da parte degli organizzatori dell’evento. Dal momento in cui è prevista una coagulazione di persone e soggetti da diverse parti del mondo, è fondamentale che la difficoltà di raggiungimento non diventi motivo di non effettiva partecipazione.

E ancora, considerando la presenza di professionisti tecnici e interpreti per congressi, la location deve permettere l’installazione di attrezzature tecniche per l’interpretariato.

4. La creazione del team e l’intervento di figure esterne: gli interpreti per congressi

Come già anticipato, la natura del congresso internazionale prevede la presenza anche di professionisti e esperti linguisti. Gli interpreti per congressi vengono chiamati a fornire un servizio di interpretariato in simultanea per favorire una comunicazione efficace e la massima accessibilità all’evento. I partecipanti internazionali non possono essere lasciati nell’oscurità e lontani dall’evento a causa di barriere linguistiche e culturali. È compito dell’organizzatore considerare questo aspetto, e compito delle figure professionali, quali traduttori e interpreti, metterlo in pratica.

Non tenere conto delle differenze linguistiche e culturali tra partecipanti e relatori/organizzatori può essere motivo di insuccesso o di insoddisfazione.

5. Promozione dell’evento

Oggi il marketing difende a spada tratta strategie comunicative dal tocco digital. I social sono diventati il pane quotidiano per chi lavora nell’ambito del marketing e della comunicazione. Comunicare dettagli, informazioni in modo accattivante, chiaro e esaustivo è necessario affinché si riesca ad attrarre il maggior numero di persone.

Sappiamo bene quanto l’organizzazione di congressi e di eventi significhi grande sforzo e impegno. Tutto va pianificato e sincronizzato alla perfezione. Ogni singolo dettaglio è un tassello da sistemare accuratamente.

Pensare anche a alternative e piani B è un altro ottimo modo per evitare di rimanere spaesati e confusi. Nel caso, ad esempio, fosse difficile trovare la location giusta o interpreti disponibili, è possibile affidarsi a agenzie che forniscono servizi di interpretariato da remoto. L’interpretariato in simultanea può essere ugualmente efficace e professionale anche a distanza.

Congressi Internazionali dispone di tutti i servizi professionali di organizzazione congressi e di interpretariato, incluso il video interpretariato, che fa al caso tuo.

Ufficio Stampa Congressi Internazionali

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