Se organizzi eventi internazionali da un po’ di tempo, saprai che esiste un’ampia gamma di servizi di interpretariato per eventi diversi, dalle grandi agenzie agli interpreti freelance. Saprai anche che trovare gli interpreti giusti per la tua conferenza è la chiave per assicurarti che l’intero evento funzioni.
Ecco quindi 4 cose da tenere a mente ogni volta che cambi fornitore di interpretariato o ne assumi uno per la prima volta.
Individua i segnali di pericolo di un cattivo fornitore
Ogni agenzia di interpretariato e ogni interprete freelance avrà il proprio modo di fare affari, ma alcune di queste politiche interne sono semplicemente lì per proteggere i loro interessi, piuttosto che i tuoi.
Per esempio, alcuni fornitori di interpretariato di conferenza potrebbero vietarti di comunicare in maniera diretta con l’interprete assegnato all’evento prima del suo inizio.
Qualsiasi buon organizzatore di eventi sa che la condivisione delle linee guida è vitale per la buona riuscita di un evento. Vale quindi la pena chiedersi se è davvero nel tuo interesse dover passare attraverso un intermediario e fare affidamento sul fatto che trasmetta informazioni in modo accurato e completo.
Se il tuo fornitore insiste nel mantenere segreti i dati di contatto dei tuoi interpreti e se, fino all’ultimo minuto, si rifiuta persino di dirti quali interpreti sta utilizzando, prendi in seria considerazione l’idea di rivolgerti altrove.
Inoltre, se ogni volta che ti metti in contatto con il fornitore hai l’impressione di trattare con una persona diversa, questo dovrebbe farti suonare un altro campanello d’allarme. I fornitori di alto profilo, infatti, dedicano a ogni cliente un referente totalmente dedicato, in grado di gestire il processo nella sua interezza e di supervisionare sulla qualità del progetto.
Un altro, più sottile, motivo d’allarme è il preventivo veloce. Potrebbe sembrare che un fornitore che ti fornisce un preventivo istantaneo ti stia semplificando la vita e facendo risparmiare tempo, ma ti sta anche comunicando un approccio al lavoro molto preciso, che probabilmente non tiene conto del necessario grado di personalizzazione, e quindi di qualità, che il tuo progetto richiede.
Il tuo evento è unico. Avrai contenuti specializzati, un pubblico specifico e la tua serie di KPI da soddisfare. Per questo motivo, anche il servizio di interpretariato consegnato al tuo evento sarà unico. Ha senso quindi che i fornitori abbiano bisogno di un po’ di tempo per costruire il momento giusto e mettere insieme un prezzo unico tanto quanto il tuo evento.
Comprendi le restrizioni ed elimina quelle che ti fanno male
Anche i migliori fornitori di interpretariato avranno probabilmente alcune clausole restrittive nei contratti che offrono. Se hai scelto un’agenzia, non sorprenderti se tra le clausole troverai il divieto di contattare direttamente gli interpreti di conferenza per un certo periodo di tempo. Inoltre, non è insolito che i fornitori di interpretariato di eventi richiedano accordi di esclusiva.
Nessuna condizione è sbagliata di per sé, ma dovresti chiederti quali sono quelle giuste per te. Potrebbe valere la pena chiedersi, ad esempio, se dovresti essere in grado di assumere direttamente gli interpreti che ti sono piaciuti. Potresti anche voler avere una clausola che ti consenta di richiedere un team di interpretariato diverso per eventi futuri o attrezzature diverse.
Ricorda, sei l’acquirente e spetta a te decidere quali condizioni vale la pena accettare e quali invece non fanno al caso tuo.
Come gestire gli interpreti durante un evento
Esistono fondamentalmente tre modi per gestire gli interpreti durante un evento. O individui e gestisci tu stesso ogni interprete, oppure chiami un consulente per creare e gestire il team o prenoti tramite un’agenzia. Non ci sono risposte sbagliate, ma ogni soluzione ha i suoi pro e contro.
Se assumi direttamente interpreti per il tuo evento, ottieni una filiera corta di comunicazione, ossia avrai modo di parlare (e istruire) direttamente gli interpreti. Questa è spesso anche l’opzione più economica. Tuttavia, è anche il modo più semplice per perdere tempo e commettere errori. Dovrai infatti metterti personalmente alla ricerca degli interpreti e verificare tu stesso che siano abbastanza bravi e indicati per il tipo di evento per cui hai intenzione di assumerli.
Assumere un consulente, invece, significa dare a qualcun altro il compito di costruire la squadra di interpreti in tua vece. Il consulente diventa il tuo unico interlocutore e quindi riesci ancora a mantenere una breve catena di comunicazione. Lo svantaggio è che difficilmente un singolo intermediario può offrirti la stessa copertura di un’agenzia, in quanto può fare affidamento su una rete di contatti ristretta e, per forza di cose, limitata.
Di tutte le soluzioni, le agenzie sono le migliori nello svolgere lavori in settori di nicchia o nel gestire progetti su larga scala. Il vantaggio più evidente è dato dalla loro capacità di trovare molti interpreti che coprono molte lingue, in un breve lasso di tempo. Lavorare con un’agenzia significa inoltre semplificare tutto il processo, compreso quello relativo al pagamento. Un’agenzia, infatti, equivale a un’unica fattura. Lo svantaggio è che la catena di comunicazione è più lunga. Potrebbe infatti essere complicato mettersi in contatto diretto con gli interpreti che lavoreranno al tuo evento.
Fortunatamente, non tutte le agenzie sono uguali e alcune, tra cui
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