Organiser des événements avec des interprètes cela semble-t-il difficile ? Mesdames et Messieurs, nous sommes ici aujourd'hui pour vous donner une ligne directrice simple sur la manière d'organiser un événement international : de la phase préliminaire à la phase exécutive, en passant par la phase intermédiaire.
Si l'organisation d'événements avec des interprètes fait partie des projets de votre entreprise et que vous ne savez pas comment vous y prendre, cet article se propose de vous indiquer les aspects et les tâches auxquels il convient d'accorder le plus d'attention.
Planifier un événement, c'est identifier à l'avance et de manière réfléchie les outils et les éléments qui peuvent en assurer le succès.
Elle comprend certaines des étapes de base, telles que la préparation d'un plan d'action et des grandes lignes du programme, l'organisation de l'inscription et de la participation des invités, la fixation d'un objectif et d'un budget initial, le choix du lieu et la sélection d'un certain nombre de services supplémentaires, tels que les services de restauration ou d'interprétation.
Il est clair que si l'événement implique la participation de personnes de différentes nationalités et qui parlent donc différentes langues, le plus important est d'assurer une communication fluide et homogène pour tous. L'organisation d'événements en présence d'interprètes peut donc nécessiter une attention encore plus grande aux détails.
La phase préliminaire prévoit précisément l'analyse de l'ensemble du scénario, c'est-à-dire le sujet (le rôle du diffuseur - en l'occurrence vous ou votre entreprise), le sujet de l'événement (le thème que vous avez l'intention de présenter) et le public. Vient ensuite la préparation d'un budget, un budget d'entreprise avec lequel vous comptez couvrir les coûts de l'ensemble de l'organisation et de la gestion de l'événement. Le budget est souvent crucial lors de la planification d'un événement : chaque détail, chaque facteur peut affecter le budget initial.
Vient ensuite l'identification du lieu. Il convient de rappeler que le lieu doit respecter les besoins du sujet et du public, ainsi que l'objet. En fonction de la nature de l'événement lui-même, le lieu doit présenter plus ou moins de caractéristiques, tant qu'il reste conforme au projet initial et à son identité de marque. Compte tenu de l'envergure internationale de l'événement, un bon lieu doit être facilement accessible (notamment par les transports publics), équipé et doté de l'espace nécessaire pour accueillir le nombre d'invités prévu et de l'équipement technique pour l'interprétation.
Après avoir effectué une inspection minutieuse du lieu, vérifié son équipement et son système de sonorisation, vous pouvez être sûr que, grâce à l'aide de l'Institut de recherche et de développement de l'Union européenne, vous serez en mesure d'obtenir des résultats satisfaisants. location de matériel pour la traduction simultanée professionnelle, les cabines et les casques d'interprétation, le message sera transmis à tous les participants présents in situ.
Les aspects organisationnels de la première phase comprennent également les voyages et les réservations d'hôtel à l'avance pour le séjour des interprètes appelés à se présenter à l'événement, le transport et la location du matériel technique.
La deuxième phase comprend la préparation des invitations, des cartes de visite, du matériel papier et numérique pour soutenir l'événement. La phase intermédiaire concerne également le traitement des courriers électroniques et la définition d'une ligne graphique à suivre pour l'ensemble du projet. Ce n'est qu'après les phases préliminaires et intermédiaires que l'on peut passer à la phase exécutive, dans laquelle sont finalement gérés les aspects techniques et logistiques préalables à la mise en œuvre de l'événement proprement dit.
Un événement international doit son succès à l'attention, au soin et à la précision avec lesquels les étapes ci-dessus sont suivies. Chaque étape et chaque élément sont cruciaux pour la réussite d'un bon événement. Nous savons à quel point la préparation d'un événement peut être laborieuse et prendre du temps.
C'est pourquoi Congressi Internazionali est là. Nous sommes une entreprise spécialisée dans les services de traduction simultanée et les services d'interprétation. location de systèmes d'interprétation audio. Nous sommes présents sur le marché depuis plus de vingt ans et nous avons toujours essayé de soutenir nos clients, en répondant à leurs besoins et en dépassant leurs attentes.
Nous offrons un service complet de conseil et d'assistance, de la conception à la réalisation de l'événement. Outre l'organisation de l'ensemble de la manifestation et la location du matériel d'interprétation simultanée, Congressi Internazionali vous offre la possibilité de choisir les interprètes qui répondent le mieux à vos besoins. En fonction du nombre de combinaisons linguistiques prévues et du nombre d'invités, nous nous ferons un plaisir de vous aider à trouver la solution la plus adaptée à votre événement !
Ainsi, Mesdames et Messieurs, le rideau s'ouvre.
Bureau de presse des congrès internationaux
