Si vous organisez des événements internationaux depuis un certain temps, vous savez qu'il existe un large éventail de services d'interprétation pour différents événements, depuis les grandes agences jusqu'aux interprètes indépendants. Vous savez également qu'il est essentiel de trouver les bons interprètes pour votre conférence afin d'assurer le bon déroulement de l'événement.
Voici donc 4 points à garder à l'esprit lorsque vous changez de prestataire d'interprétation ou que vous en engagez un pour la première fois.
Identifie les signes avant-coureurs d'un mauvais fournisseur
Chaque agence d'interprétation et chaque interprète free-lance ont leur propre façon de travailler, mais certaines de ces politiques internes sont simplement là pour protéger leurs intérêts plutôt que les vôtres.
Par exemple, certains fournisseurs de services d'interprétation de conférence peuvent vous interdire de communiquer directement avec l'interprète affecté à l'événement avant le début de celui-ci.
Tout bon organisateur d'événements sait que le partage des lignes directrices est essentiel à la réussite d'un événement. Il convient donc de se demander s'il est vraiment dans votre intérêt de devoir passer par un intermédiaire et de compter sur lui pour transmettre des informations exactes et complètes.
Si votre prestataire insiste pour garder secrètes les coordonnées de vos interprètes et si, jusqu'à la dernière minute, il refuse même de vous dire quels interprètes il utilise, envisagez sérieusement d'aller voir ailleurs.
En outre, si vous avez l'impression d'avoir affaire à une personne différente à chaque fois que vous entrez en contact avec le fournisseur, vous devriez tirer la sonnette d'alarme. En effet, les fournisseurs de premier plan consacrent à chaque client une personne de contact entièrement dédiée, capable de gérer l'ensemble du processus et de veiller à la qualité du projet.
Un autre motif d'inquiétude, plus subtil, est le devis rapide. Il peut sembler qu'un fournisseur qui vous propose un devis instantané vous facilite la vie et vous fait gagner du temps, mais il communique également une approche très précise du travail, qui ne tient probablement pas compte du degré nécessaire de personnalisation, et donc de qualité, que votre projet exige.
Votre événement est unique. Vous aurez un contenu spécialisé, un public spécifique et votre propre ensemble d'indicateurs de performance à atteindre. C'est pourquoi le service d'interprétation fourni lors de votre événement sera également unique. Il est donc logique que les fournisseurs aient besoin d'un peu de temps pour créer une dynamique et établir un prix qui soit aussi unique que votre événement.
Comprendre les restrictions et éliminer celles qui vous nuisent
Même les meilleurs fournisseurs d'interprétation sont susceptibles d'inclure des clauses restrictives dans les contrats qu'ils proposent. Si vous avez choisi une agence, ne soyez pas surpris si, parmi les clauses, vous trouvez l'interdiction de contacter directement les interprètes de conférence pendant une certaine période. Par ailleurs, il n'est pas rare que les prestataires d'interprétation événementielle exigent des accords d'exclusivité.
Aucune condition n'est mauvaise en soi, mais vous devez vous demander quelles sont celles qui vous conviennent. Il peut être intéressant de se demander, par exemple, si vous ne devriez pas pouvoir engager directement les interprètes que vous souhaitez. Vous pouvez également prévoir une clause vous permettant de demander une équipe d'interprètes différente pour des événements futurs ou un équipement différent.
N'oubliez pas que vous êtes l'acheteur et que c'est à vous de décider quelles conditions valent la peine d'être acceptées et lesquelles ne vous conviennent pas.
Comment gérer les interprètes lors d'un événement
Il y a essentiellement trois façons de gérer les interprètes lors d'un événement. Soit vous identifiez et gérez vous-même chaque interprète, soit vous faites appel à un consultant pour constituer et gérer l'équipe, soit vous passez par une agence. Il n'y a pas de mauvaise réponse, mais chaque solution a ses avantages et ses inconvénients.
Si vous engagez des interprètes directement pour votre événement, vous bénéficiez d'une chaîne de communication courte, c'est-à-dire que vous pouvez parler (et donner des instructions) directement aux interprètes. C'est aussi souvent l'option la moins chère. Mais c'est aussi le moyen le plus facile de perdre du temps et de commettre des erreurs. Vous devrez rechercher personnellement les interprètes et vérifier par vous-même qu'ils sont suffisamment bons et adaptés au type d'événement pour lequel vous avez l'intention de les engager.
Engager un consultant, en revanche, signifie confier à quelqu'un d'autre la tâche de constituer l'équipe d'interprètes en votre nom. Le consultant devient votre seul interlocuteur, ce qui vous permet de maintenir une chaîne de communication courte. L'inconvénient est qu'un seul intermédiaire peut difficilement vous offrir la même couverture qu'une agence, car il peut s'appuyer sur un réseau de contacts étroit et, par la force des choses, limité.
De toutes les solutions, les agences sont les plus aptes à gérer des travaux dans des secteurs de niche ou des projets de grande envergure. L'avantage le plus évident est leur capacité à trouver de nombreux interprètes couvrant de nombreuses langues dans un court laps de temps. Travailler avec une agence signifie également simplifier l'ensemble du processus, y compris le paiement. En effet, une agence équivaut à une facture. L'inconvénient est que la chaîne de communication est plus longue. Il peut en effet être compliqué d'entrer en contact direct avec les interprètes qui travailleront lors de votre événement.
Heureusement, toutes les agences ne sont pas identiques et certaines d'entre elles, notamment
Congrès internationaux Ils éradiquent ce problème à la racine en vous attribuant un gestionnaire de compte entièrement dédié à la satisfaction de vos besoins. Le gestionnaire de compte supervise l'ensemble du projet, s'assure que tout se passe bien et intervient pour vous comme le ferait un consultant, avec la différence majeure de pouvoir compter sur une équipe et des ressources beaucoup plus importantes.
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