Si lleva tiempo organizando eventos internacionales, sabrá que existe una amplia gama de servicios de interpretación para distintos actos, desde grandes agencias hasta intérpretes autónomos. También sabrá que encontrar a los intérpretes adecuados para su conferencia es fundamental para garantizar que todo el evento se desarrolle sin contratiempos.
Así que aquí tiene 4 cosas que debe tener en cuenta siempre que cambie de proveedor de servicios de interpretación o contrate a uno por primera vez.
Identifica las señales de advertencia de un mal proveedor
Cada agencia de interpretación e intérprete autónomo tendrá su propia forma de hacer negocios, pero algunas de estas políticas internas están ahí simplemente para proteger sus intereses y no los tuyos.
Por ejemplo, algunos proveedores de interpretación de conferencias pueden prohibirle que se comunique directamente con el intérprete asignado al acto antes de que empiece.
Todo buen organizador de eventos sabe que compartir directrices es vital para el éxito de un evento. Por ello, vale la pena preguntarse si realmente le interesa tener que recurrir a un intermediario y confiar en que transmita la información de forma precisa y completa.
Si su proveedor insiste en mantener en secreto los datos de contacto de sus intérpretes y si, hasta el último momento, se niega incluso a decirle con qué intérpretes cuenta, considere seriamente la posibilidad de irse a otro sitio.
Además, si cada vez que se pone en contacto con el proveedor tiene la impresión de estar tratando con una persona diferente, esto debería hacer saltar otra alarma. De hecho, los proveedores de alto perfil dedican a cada cliente una persona de contacto totalmente dedicada, capaz de gestionar el proceso en su totalidad y supervisar la calidad del proyecto.
Otro motivo de alarma, más sutil, es el presupuesto rápido. Puede parecer que un proveedor que le proporciona un presupuesto instantáneo le está facilitando la vida y ahorrando tiempo, pero también le está comunicando un enfoque muy preciso del trabajo, que probablemente no tiene en cuenta el necesario grado de personalización, y por tanto de calidad, que requiere su proyecto.
Su evento es único. Tendrá un contenido especializado, un público específico y su propio conjunto de indicadores clave de rendimiento que cumplir. Por esta razón, el servicio de interpretación que se preste en su evento también será único. Por lo tanto, es lógico que los proveedores necesiten algún tiempo para crear el impulso adecuado y elaborar un precio que sea tan único como su evento.
Comprender las restricciones y eliminar las que le perjudican
Es probable que incluso los mejores proveedores de interpretación tengan algunas cláusulas restrictivas en los contratos que ofrecen. Si ha elegido una agencia, no se sorprenda si entre las cláusulas encuentra la prohibición de contactar directamente con los intérpretes de conferencias durante un determinado periodo de tiempo. Además, no es raro que los proveedores de interpretación de eventos exijan acuerdos de exclusividad.
Ninguna condición es mala per se, pero debe preguntarse cuáles son las más adecuadas para usted. Quizá le convenga preguntarse, por ejemplo, si debe poder contratar directamente a los intérpretes que desee. También podría convenirle una cláusula que le permita solicitar un equipo de interpretación distinto para futuros eventos o un equipo diferente.
Recuerde que usted es el comprador y le corresponde decidir qué condiciones merece la pena aceptar y cuáles no.
Cómo gestionar a los intérpretes durante un acto
Existen básicamente tres formas de gestionar a los intérpretes durante un evento. O bien identifica y gestiona usted mismo a cada intérprete, o recurre a un asesor para crear y gestionar el equipo, o contrata a través de una agencia. No hay respuestas equivocadas, pero cada solución tiene sus pros y sus contras.
Si contrata directamente a los intérpretes para su evento, obtendrá una cadena de comunicación corta, es decir, podrá hablar (y dar instrucciones) directamente a los intérpretes. También suele ser la opción más barata. Sin embargo, también es la forma más fácil de perder tiempo y cometer errores. Tendrá que buscar personalmente a los intérpretes y comprobar usted mismo que son lo suficientemente buenos y adecuados para el tipo de evento para el que pretende contratarlos.
En cambio, contratar a un consultor significa encargar a otra persona la tarea de formar el equipo de interpretación en su nombre. El consultor se convierte en tu único interlocutor y así sigues manteniendo una cadena de comunicación corta. La desventaja es que un solo intermediario difícilmente puede ofrecerle la misma cobertura que una agencia, ya que puede basarse en una red de contactos estrecha y, por necesidad, limitada.
De todas las soluciones, las agencias son las que mejor gestionan el trabajo en sectores nicho o proyectos a gran escala. La ventaja más obvia es su capacidad para encontrar muchos intérpretes de muchos idiomas en poco tiempo. Trabajar con una agencia también significa simplificar todo el proceso, incluido el pago. De hecho, una agencia equivale a una factura. La desventaja es que la cadena de comunicación es más larga. En efecto, puede resultar complicado entrar en contacto directo con los intérpretes que trabajarán en su evento.
Afortunadamente, no todas las agencias son iguales y algunas, entre ellas
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