Organize events with interpreters: from equipment rental to the choice of professional figures

Organizzare un evento con interpreti

Organize events with interpreters sembra difficile? Signore e signori, siamo qui oggi per lasciarvi una semplice linea guida sull?organizzazione di un evento internazionale: dalla fase preliminare alla fase intermedia alla fase esecutiva.

Se rientra nei programmi della vostra azienda organizzare eventi con interpreti e non sapete bene come giostrarvi, questo articolo si offre di sottolineare quali debbano essere gli aspetti e le mansioni a cui rivolgere maggiormente l?attenzione.

Planning an event means identifying in a preventive and thoughtful way the tools and elements that can allow it to be successful.

Questo include alcuni dei passaggi fondamentali, quali preparare un piano d?azione e una bozza del programma, organizzare l?iscrizione e le partecipazioni degli invitati, stabilire un obiettivo e un budget iniziale, scegliere la location e selezionare una serie di servizi aggiuntivi, come il catering o servizi di interpretariato.

È chiaro che se l?evento prevede la partecipazione di persone di diversa nazionalità e che quindi parlano diverse lingue, quello che concerne più di tutto è garantire una comunicazione omogenea e lineare a tutti. Organizzare eventi con interpreti in presenza quindi può richiedere ancor più cura al dettaglio.

La fase preliminare anticipa proprio l?analisi dell?intero scenario, cioè del soggetto (il ruolo dell?emittente ? in questo caso voi o la vostra azienda), l?oggetto dell?evento (il tema che si intende presentare) e il pubblico. Si prosegue poi con la messa a punto di un preventivo, di un budget aziendale con il quale si intende sostenere i costi di tutta l?organizzazione e della gestione dell?evento. Il budget è spesso cruciale nella programmazione di un evento: ogni dettaglio, ogni singolo fattore può incidere nel budget iniziale.

Successivamente ci si occupa dell?individuazione della location. È bene ricordare che la location deve rispettare le esigenze del soggetto e del pubblico, nonché dell?oggetto. A seconda della natura dell?evento in sé, la location deve presentare più o meno caratteristiche, purché rimanga in linea con il progetto iniziale e con la propria brand identity. Data la portata internazionale dell?evento, una buona location deve essere facilmente raggiungibile (anche e soprattutto con i mezzi di trasporto pubblici), attrezzata e dotata dello spazio necessario per poter ospitare il numero di invitati designato e le attrezzature tecniche per l?interpretariato.

Dopo aver fatto un profondo sopralluogo della location, verificandone le dotazioni e l?impianto acustico, allora si può essere certi che, grazie al equipment rental for professional simultaneous translation, booths and headsets for interpreters, it will be possible to convey the message to all the participants present in loco.

Sotto gli aspetti organizzativi della prima fase ricadono anche lo spostamento e la prenotazione preventiva in hotel per il soggiorno degli interpreti chiamati al rapporto per l?evento, il trasporto e il noleggio delle attrezzature tecniche.

La seconda fase prevede la preparazione di inviti, biglietti da visita, materiali cartacei e digitali a supporto dell?evento. La fase intermedia si occupa anche della elaborazione delle mail e della definizione di una linea grafica da seguire per l?intero progetto. Solo la fase preliminare e la fase intermedia possono dare il via alla fase esecutiva in cui vengono gestiti infine gli aspetti tecnico-logistici precedenti alla messa in atto dell?evento stesso.

Un evento internazionale deve il suo successo all?attenzione, premura e precisione con le quali si seguono le fasi di cui sopra. Ogni passaggio e elemento è fondamentale per la riuscita di un buon evento. Sappiamo bene quanto possa essere cavillosa e lunga la preparazione di un evento.

Per questo c?è Congressi Internazionali. Siamo un?azienda specializzata in servizi di traduzione simultanea e di rental of interpreting audio systems. We have been in the business for over twenty years, and we have always strived to support our customers by meeting their needs and exceeding their expectations.

Quello che noi offriamo è un tipo di consulenza e servizio a tutto tondo, dall?ideazione alla fase conclusiva dell?evento. Oltre all?organizzazione dell?intero evento e al noleggio di attrezzatura per traduzione simultanea, Congressi Internazionali offre la possibilità di scegliere gli interpreti che più possano soddisfare le vostre richieste. In base al numero di combinazioni linguistiche previste e al numero di invitati, saremo ben lieti di aiutarvi a trovare la soluzione più adatta al vostro evento!

Well then, ladies and gentlemen, let the curtain rise.

International Congresses Press Office

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