Checklist per l’organizzazione di conferenze: guida completa

Stilare la checklist per l?organizzazione del tuo congresso internazionale: 5 step fondamentali

Theme: organization of international congresses and conferences.

Hypothesis:

Mettiamo il caso che la tua azienda debba improntare l?organizzazione di un congresso. Si tratta quindi di un importante large event. Il programma prevede l?elevata presenza di international participantsfrom different countries. What will you have to do to be able to better organize your event, avoiding flops and unpleasant unexpected events?

Thesis:

Quello che dovrai fare è partire da un?reliminary analysis e dall?idea stessa che hai dell?evento in sé. Qual è il suo obiettivo, quale il suo target, quali i suoi contenuti e le sue modalità. Nello specifico vediamo insieme per punti come seguire l?iter basilare per l?organizzazione di congressi e conferenze internazionali.

I 5 punti principali della checklist per l? organization of international congresses:

  1. Goal setting dell?evento

Il primo step coincide con la fase preliminare dell?organizzazione del congresso. Bisogna pertanto partire dall?individuazione degli obiettivi dell?evento. La riuscita di un evento dipende dalla sua resa, e per ottenere una buona resa è necessario prima di tutto capire quali siano gli obiettivi da raggiungere. Focalizzare l?attenzione sull?obiettivo aiuta a comprendere meglio quali debbano essere successivamente le risorse, il lavoro e le modalità da analizzare e impiegare. Chiediti quindi c what do you hope to achieve con questo congresso. Solo dopo aver stabilito l?obiettivo, si può procedere con le fasi successive per la pianificazione dell?evento.

2. Company budget and target audience

La seconda fase si struttura sulla base degli obiettivi definiti nella fase precedente. A seconda dell?obiettivo infatti, potrai trovare quali siano i destinatari dell?evento e prevedere un budget totale per organizzare l?evento. Capire a chi indirizzare l?evento e quali persone attirare è un aspetto che non va sottovalutato. Il pubblico è il motore, la active part and crucial to achieve a event ad hoc and achieve the desired degree of success.

Oltre alla definizione del target, in questa fase si calcola quali siano le risorse economiche disponibili per stabilire un piano d?azione. È inoltre possibile disporre di finanziamenti e investimenti esterni da parte di sponsor. Non dimenticarti di aggiungere un margine extra per spese non previste e contrattempi.

3. Search for perfect location

Every event deserves and needs a location that is adeguata alla natura e alle esigenze dell?evento. L?organizzazione di un congresso nella fattispecie richiede una location easily reachable with public transport, spacious and bright, functional and appropriate. Le dimensioni e le caratteristiche estetiche della location devono rispettare l?obiettivo dell?evento. Una location troppo grande per un pubblico ridotto potrebbe essere dispersiva e ?fredda?. Una location troppo piccola per un grande pubblico potrebbe causare l?effetto contrario.

La raggiungibilità della location è oggetto di grande cura da parte degli organizzatori dell?evento. Dal momento in cui è prevista una coagulazione di persone e soggetti da diverse parti del mondo, è fondamentale che la difficoltà di raggiungimento non diventi motivo di non effettiva partecipazione.

E ancora, considerando la presenza di professionisti tecnici e interpreti per congressi, la location deve permettere l? installation of technical equipment per l?interpretariato.

4. The team creation e l?intervento di figure esterne: gli congress interpreters

As already mentioned, the nature of the international congress also requires the presence of professionals and expert linguists. Congress interpreters are called upon to provide a simultaneous interpreting service to promote effective communication and maximum accessibility all?evento. I partecipanti internazionali non possono essere lasciati nell?oscurità e lontani dall?evento a causa di barriere linguistiche e culturali. È compito dell?organizzatore considerare questo aspetto, e compito delle figure professionali, quali traduttori e interpreti, metterlo in pratica.

Not taking into account the linguistic and cultural differences between participants and speakers/organizers can be a reason for failure or dissatisfaction.

5. Promozione dell?evento

Today, marketing is fiercely defending communication strategies from the digital touch. The social sono diventati il pane quotidiano per chi lavora nell?ambito del marketing e della comunicazione. Comunicare dettagli, informazioni in modo accattivante, chiaro e esaustivo è necessario affinché si riesca ad attract the greatest number of people.

Sappiamo bene quanto l?organizzazione di congressi e di eventi significhi grande sforzo e impegno. Tutto va pianificato e sincronizzato alla perfezione. Ogni singolo dettaglio è un tassello da sistemare accuratamente.

Also think about alternatives and plans B è un altro ottimo modo per evitare di rimanere spaesati e confusi. Nel caso, ad esempio, fosse difficile trovare la location giusta o interpreti disponibili, è possibile affidarsi a agenzie che forniscono servizi di interpretariato da remoto. L?interpretariato in simultanea può essere ugualmente efficace e professionale anche a distanza.

Congressi Internazionali has all the professional congress organization and interpreting services, including video interpreting, that are right for you.

International Congresses Press Office

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