Conference Interpreting: 4 Aspects to Consider When Changing Suppliers

Conference Interpreting: 4 Aspects to Consider When Changing Suppliers

If you have been organizing international events for some time, you will know that there is a wide range of interpreting services for different events, from large agencies to freelance interpreters. You will also know that finding the right interpreters for your conference is key to making sure the whole event runs smoothly.

So here are 4 things to keep in mind whenever you change interpreting providers or hire one for the first time.

Spot the warning signs of a bad supplier

Every interpreting agency and every freelance interpreter will have their own way of doing business, but some of these internal policies are simply there to protect their interests, rather than yours.

Per esempio, alcuni fornitori di interpretariato di conferenza potrebbero vietarti di comunicare in maniera diretta con l?interprete assegnato all?evento prima del suo inizio.

Any good event planner knows that sharing guidelines is vital to the success of an event. It is therefore worth asking yourself whether it is really in your best interest to have to go through an intermediary and rely on them to convey information accurately and completely.

Se il tuo fornitore insiste nel mantenere segreti i dati di contatto dei tuoi interpreti e se, fino all?ultimo minuto, si rifiuta persino di dirti quali interpreti sta utilizzando, prendi in seria considerazione l?idea di rivolgerti altrove.

Inoltre, se ogni volta che ti metti in contatto con il fornitore hai l?impressione di trattare con una persona diversa, questo dovrebbe farti suonare un altro campanello d?allarme. I fornitori di alto profilo, infatti, dedicano a ogni cliente un referente totalmente dedicato, in grado di gestire il processo nella sua interezza e di supervisionare sulla qualità del progetto.

Un altro, più sottile, motivo d?allarme è il preventivo veloce. Potrebbe sembrare che un fornitore che ti fornisce un preventivo istantaneo ti stia semplificando la vita e facendo risparmiare tempo, ma ti sta anche comunicando un approccio al lavoro molto preciso, che probabilmente non tiene conto del necessario grado di personalizzazione, e quindi di qualità, che il tuo progetto richiede.

Your event is unique. You will have specialized content, a specific audience and your own set of KPIs to meet. For this reason, the interpreting service delivered to your event will also be unique. It makes sense then that vendors need some time to build the right time and put together a price as unique as your event.

Understand the restrictions and remove the ones that hurt you

Anche i migliori fornitori di interpretariato avranno probabilmente alcune clausole restrittive nei contratti che offrono. Se hai scelto un?agenzia, non sorprenderti se tra le clausole troverai il divieto di contattare direttamente gli interpreti di conferenza per un certo periodo di tempo. Inoltre, non è insolito che i fornitori di interpretariato di eventi richiedano accordi di esclusiva.

No condition is wrong per se, but you should ask yourself which ones are right for you. It might be worth asking, for example, whether you should be able to directly hire interpreters you liked. You may also want to have a clause that allows you to request a different interpreting team for future events or different equipment.

Remember, you are the buyer and it is up to you to decide which conditions are worth accepting and which ones are not for you.

How to manage interpreters during an event

There are basically three ways to handle interpreters during an event. Either you identify and manage each interpreter yourself, or you bring in a consultant to build and manage the team, or you book through an agency. There are no wrong answers, but each solution has its pros and cons.

If you directly hire interpreters for your event, you get a short communication chain, i.e. you will be able to speak to (and instruct) the interpreters directly. This is also often the cheapest option. However, it's also the easiest way to waste time and make mistakes. In fact, you will have to personally search for the interpreters and verify yourself that they are good enough and suitable for the type of event for which you intend to hire them.

Hiring a consultant, on the other hand, means giving someone else the task of building the team of interpreters for you. The advisor becomes your only contact person and thus you still manage to maintain a short chain of communication. The disadvantage is that a single intermediary can hardly offer you the same coverage as an agency, as they can rely on a narrow and, necessarily, limited network of contacts.

Di tutte le soluzioni, le agenzie sono le migliori nello svolgere lavori in settori di nicchia o nel gestire progetti su larga scala. Il vantaggio più evidente è dato dalla loro capacità di trovare molti interpreti che coprono molte lingue, in un breve lasso di tempo. Lavorare con un’agenzia significa inoltre semplificare tutto il processo, compreso quello relativo al pagamento. Un?agenzia, infatti, equivale a un?unica fattura. Lo svantaggio è che la catena di comunicazione è più lunga. Potrebbe infatti essere complicato mettersi in contatto diretto con gli interpreti che lavoreranno al tuo evento.

Fortunately, not all agencies are created equal and some, including

Congressi Internazionali , they root out this problem by assigning you an account manager totally dedicated to satisfying your needs. An account manager oversees the whole project, making sure everything goes smoothly and will intercede for you just like a consultant would, with the substantial difference of being able to count on teams and resources of a much different scope.

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