Come organizzare un congresso perfetto

organizzare un congresso

Se stai pensando di organizzare un congresso, probabilmente avrai mille domande per la testa. Da che parte cominciare? Quanto verrà a costare l’evento? Con quali e quante ditte esterne dovrò coordinare? Come ben capirai, pianificare un convegno è davvero complicato, soprattutto per chi è alle prime armi. Per non parlare poi di tutti gli aspetti burocratici e sanitari purtroppo legati all’emergenza COVID. Se stai cercando di organizzare un evento online o in presenza, ecco qualche suggerimento e consiglio per riuscire nell’impresa!

Organizzare un congresso: consigli per un risultato perfetto

Innanzitutto, fermati e analizza con obiettività la situazione. Cerca di individuare le motivazioni per le quali vuoi organizzare il congresso e quale budget hai a disposizione. Qual è poi il target dell’evento? Che cosa vorresti comunicare ai partecipanti e a quale scopo? Lo sappiamo, potrebbero sembrarti domande complesse, ma è fondamentale porsele e trovare una risposta il prima possibile.

Quando avrai capito che direzione prendere, è tempo di individuare l’argomento principale del congresso e stilare un programma. Punta a contenuti informativi, ma che non siano troppo pesanti o noiosi per i partecipanti. Per fare ciò, decidi con attenzione a chi affidare le redini del congresso.

Dedicati poi alla ricerca della location perfetta. Non solo dovrai valutare la capienza della struttura, ma anche i servizi offerti e la posizione. Soprattutto se stai cercando di organizzare un congresso internazionale, prediligi location vicine ad aeroporti e hotel. Fissa quindi una data con sufficiente anticipo e pubblicizza l’appuntamento sfruttando i social e newsletter.

A questo punto, valuta con attenzione i servizi e la strumentazione tecnica necessaria per l’evento che stai programmando. Se la location non dispone di tutto quello che hai bisogno, dovrai accordarti con un fornitore esterno e noleggiare quello che manca. Inoltre, se è prevista la partecipazione di persone straniere, dovrai anche assumere uno o più interpreti e traduttori.

E se invece vuoi organizzare una videocall in remoto? Ovviamente, sarà un lavoro più semplice rispetto ad un congresso in presenza, ma non sottovalutare gli aspetti tecnici in gioco. Affidati a servizi professionali e utilizza strumenti software e hardware in grado di gestire anche molti utenti collegati contemporaneamente.

Organizzare il congresso perfetto è davvero complicato e, se non hai esperienza, il risultato potrebbe risultare piuttosto deludente. Come riuscire allora a realizzare l’evento perfetto, ottimizzando tempo e denaro? Semplice, basta affidarsi a Congressi Internazionali!

Congressi Internazionali: la nostra offerta

In Congressi Internazionali, grazie alla nostra esperienza, ci occupiamo dell’organizzazione dei tuoi eventi in ogni loro parte. Che siano essi in remoto o in loco, saremo in grado di fornirti tutti gli strumenti necessari per ottenere il miglior risultato possibile. Grazie all’impeccabile lavoro dei nostri collaboratori, infatti, siamo in grado di garantire ai nostri clienti i migliori servizi sul mercato. Cerchiamo sempre di investire in soluzioni hardware e software flessibili, adatte ad ogni tua richiesta.

Se stai cercando, ad esempio, una soluzione online, abbiamo messo a disposizione i migliori software e interpreti remoti. Grazie a noi sarà facilissimo organizzare video call anche di grossa dimensione, durante le quali tutti partecipanti comprenderanno ogni parola detta.

Se invece preferisci organizzare un congresso in presenza, potrai comunque usufruire di strumenti tech dedicati, come l’app Rafiky. Grazie ad essa, infatti, i tuoi ospiti potranno avere un interprete direttamente sul proprio smartphone o tablet! In questo modo, avrai bisogno di meno attrezzatura tecnica e non dovrai sanificare centinaia di dispositivi noleggiati.

Se vuoi quindi organizzare un congresso perfetto, contattaci per un preventivo gratuito. Insieme troveremo la soluzione più adatta al tuo progetto.

Ufficio Stampa Congressi Internazionali

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