Organizzare un evento aziendale internazionale: quando un piccolo errore diventa un grande problema
La location è prenotata.
Gli inviti sono partiti.
Gli speaker hanno confermato.
Sembra tutto pronto.
Poi, il giorno dell’evento, ci si accorge che alcuni partecipanti stranieri non riescono a seguire gli interventi, il desk di registrazione crea una coda, un microfono non funziona e gli interpreti non hanno ricevuto le presentazioni.
Nell’organizzazione di eventi aziendali, sono spesso i dettagli apparentemente più piccoli a determinare la differenza tra un evento memorabile e uno che crea stress a organizzatori e partecipanti.
Quando poi l’evento è internazionale, le variabili aumentano.
Ecco quindi 10 errori da evitare nell’organizzazione di un evento corporate internazionale.
1. Partire dalla location invece che dall’obiettivo
Una sala spettacolare non rende automaticamente efficace un evento.
La prima domanda dovrebbe essere:
Cosa deve ottenere questo evento?
Creare networking?
Presentare un nuovo prodotto?
Formare i dipendenti?
Convincere potenziali clienti?
Riunire partner internazionali?
L’obiettivo influenza tutte le decisioni successive, dalla disposizione della sala alla tecnologia necessaria.
Scegliere prima la location e adattare successivamente l’evento allo spazio disponibile può generare costi inutili e limitazioni operative.
Una corretta organizzazione di eventi aziendali parte quindi sempre dal risultato desiderato.
2. Sottovalutare il pubblico internazionale
Se parteciperanno persone provenienti da diversi Paesi, la lingua deve essere considerata fin dall’inizio.
Aspettare gli ultimi giorni per cercare un interprete è uno degli errori più frequenti.
Bisogna conoscere:
- lingue dei partecipanti;
- numero di persone per lingua;
- durata degli interventi;
- numero di sale;
- formato delle sessioni;
- necessità tecniche.
Sulla base di queste informazioni si potrà scegliere tra interpretariato simultaneo, consecutivo, chuchotage o altre soluzioni.
Negli eventi multilingue, la lingua è parte dell’infrastruttura dell’evento.
Non un’aggiunta dell’ultimo minuto.
3. Pensare che tutti parlino abbastanza bene inglese
L’inglese è ampiamente utilizzato nel mondo business, ma “capire l’inglese” e “seguire per otto ore una conferenza tecnica in inglese” sono due cose molto diverse.
Durante interventi specialistici, trattative o presentazioni strategiche, anche partecipanti con una buona conoscenza della lingua possono perdere dettagli importanti.
Questo problema aumenta quando sono presenti:
- terminologia medica;
- contenuti finanziari;
- aspetti legali;
- dati tecnici;
- procedure specialistiche.
L’uso di interpreti professionisti per eventi permette di garantire una partecipazione molto più completa.
4. Scegliere lo staff soltanto in base al numero di persone
“Servono quattro hostess.”
Ma per fare cosa?
Accoglienza?
Registrazioni?
Guardaroba?
Gestione sala?
Supporto allo stand?
Assistenza agli ospiti internazionali?
La definizione delle mansioni è essenziale per individuare lo staff per eventi corretto.
Una persona addetta all’accoglienza di una convention internazionale può avere bisogno di competenze linguistiche diverse rispetto a chi deve semplicemente gestire gli accessi.
Il personale deve essere selezionato in funzione dell’esperienza che si vuole offrire al partecipante.
5. Dimenticare il percorso del partecipante
Un evento non inizia quando sale sul palco il primo relatore.
Inizia molto prima.
Il partecipante potrebbe dover:
- trovare la location;
- identificare l’ingresso;
- registrarsi;
- ritirare il badge;
- lasciare il cappotto;
- trovare la sala;
- comprendere il programma;
- collegarsi eventualmente al servizio linguistico.
Se uno di questi passaggi non è intuitivo, iniziano code, domande e ritardi.
Durante la progettazione di un evento aziendale, è quindi utile immaginare l’intero percorso dell’ospite.
Ogni punto nel quale potrebbe fermarsi o avere un dubbio deve avere una soluzione.
6. Non fare un vero test tecnico
“Abbiamo controllato il microfono.”
Non basta.
Bisogna verificare il sistema come verrà realmente utilizzato.
Durante una prova tecnica dovrebbero essere testati:
- microfoni;
- diffusori;
- presentazioni;
- video;
- connessione internet;
- computer;
- collegamenti da remoto;
- cuffie;
- ricevitori;
- sistemi per interpretariato;
- eventuale streaming.
Se sono previsti interpreti, bisogna verificare che ricevano un audio pulito.
Se partecipano speaker da remoto, bisogna simulare il collegamento.
Se il pubblico utilizza smartphone o QR code, bisogna verificare la rete.
Una prova generale può evitare ore di problemi durante l’evento.
7. Inviare i materiali agli interpreti troppo tardi
Un interprete professionista non arriva a un congresso e improvvisa.
Prima dell’evento studia.
Presentazioni, glossari, nomi dei relatori, terminologia aziendale, prodotti, abbreviazioni e argomenti tecnici permettono di preparare il lavoro.
Più specialistico è il contenuto, maggiore è l’importanza della preparazione.
Per questo, nell’organizzazione di congressi e conferenze internazionali, il materiale dovrebbe essere condiviso il prima possibile.
Anche una versione non definitiva è spesso più utile di nessun materiale.
8. Non prevedere un piano B
Un relatore perde il volo.
Una linea internet cade.
Un tecnico resta bloccato nel traffico.
Un microfono smette di funzionare.
Un ospite importante arriva prima del previsto.
Gli imprevisti non possono essere eliminati.
Possono però essere gestiti.
Un buon piano operativo dovrebbe prevedere alternative per gli elementi più critici.
Per esempio:
- microfono di riserva;
- laptop aggiuntivo;
- copia offline delle presentazioni;
- contatti immediati dei responsabili;
- staff jolly;
- connessione di backup;
- procedure in caso di ritardo degli speaker.
La qualità di un’organizzazione si vede soprattutto quando qualcosa non va secondo i piani.
9. Dimenticare i tempi di networking
Negli eventi corporate, il valore non nasce soltanto dal palco.
Per molte persone, la parte più importante avviene durante una pausa caffè.
È lì che nascono conversazioni, contatti commerciali e possibili collaborazioni.
Riempire il programma senza lasciare spazio all’interazione può ridurre il valore percepito dell’evento.
È importante prevedere:
- coffee break sufficientemente lunghi;
- aree networking;
- momenti informali;
- spazi facili da raggiungere;
- pause tra le sessioni.
Un programma efficace deve lasciare anche il tempo di parlare.
10. Considerare concluso l’evento quando l’ultimo ospite esce
La fase successiva all’evento è una delle più preziose.
È il momento di raccogliere dati e capire cosa ha funzionato.
Si possono analizzare:
- presenze;
- feedback;
- partecipazione alle sessioni;
- problemi segnalati;
- utilizzo dei servizi linguistici;
- engagement;
- lead generati;
- soddisfazione dei partecipanti.
Un semplice questionario può fornire indicazioni utilissime per l’edizione successiva.
L’organizzazione eventi dovrebbe quindi essere pensata come un ciclo:
pianificazione → esecuzione → analisi → miglioramento.
Quanto prima bisogna iniziare a organizzare un evento?
Non esiste una risposta unica.
Dipende dalla complessità.
Un piccolo meeting potrebbe richiedere poche settimane.
Un congresso internazionale con centinaia di partecipanti, più lingue, relatori stranieri, tecnologia e personale potrebbe richiedere mesi.
Più elementi sono coinvolti, maggiore deve essere l’anticipo.
Tra i fattori da valutare:
- numero di partecipanti;
- Paesi coinvolti;
- disponibilità delle location;
- numero di lingue;
- tecnologia;
- catering;
- allestimenti;
- staff;
- comunicazione;
- trasporti;
- pernottamenti.
Perché affidarsi a un’agenzia di organizzazione eventi?
Un evento coinvolge molti professionisti diversi.
Il vero problema non è soltanto trovare ogni singolo fornitore.
È farli lavorare insieme.
Affidarsi a un’agenzia di organizzazione eventi permette di coordinare più aspetti attraverso un unico progetto, riducendo il numero di interlocutori e migliorando la comunicazione tra i diversi servizi.
Questo diventa ancora più importante quando l’evento coinvolge partecipanti internazionali.
Congressi Internazionali: organizzare significa prevedere
Congressi Internazionali supporta aziende e organizzazioni nella realizzazione di congressi, meeting, fiere, conferenze ed eventi corporate, mettendo a disposizione servizi linguistici, personale e soluzioni tecniche.
Dalla selezione degli interpreti alla gestione dello staff, fino al supporto organizzativo, ogni elemento può essere progettato sulla base delle caratteristiche dell’evento.
Perché un evento ben riuscito non è quello nel quale non accade mai un imprevisto.
È quello nel quale ogni possibile imprevisto è stato pensato prima che accada.
Stai organizzando un evento aziendale o internazionale? Contatta Congressi Internazionali e costruisci insieme al nostro team una soluzione su misura per il tuo progetto.
