Organizzare eventi con interpreti sembra difficile? Signore e signori, siamo qui oggi per lasciarvi una semplice linea guida sull’organizzazione di un evento internazionale: dalla fase preliminare alla fase intermedia alla fase esecutiva.
Se rientra nei programmi della vostra azienda organizzare eventi con interpreti e non sapete bene come giostrarvi, questo articolo si offre di sottolineare quali debbano essere gli aspetti e le mansioni a cui rivolgere maggiormente l’attenzione.
Progettare un evento significa individuare in maniera preventiva e ponderata gli strumenti e gli elementi che possono consentirne una buona riuscita.
Questo include alcuni dei passaggi fondamentali, quali preparare un piano d’azione e una bozza del programma, organizzare l’iscrizione e le partecipazioni degli invitati, stabilire un obiettivo e un budget iniziale, scegliere la location e selezionare una serie di servizi aggiuntivi, come il catering o servizi di interpretariato.
È chiaro che se l’evento prevede la partecipazione di persone di diversa nazionalità e che quindi parlano diverse lingue, quello che concerne più di tutto è garantire una comunicazione omogenea e lineare a tutti. Organizzare eventi con interpreti in presenza quindi può richiedere ancor più cura al dettaglio.
La fase preliminare anticipa proprio l’analisi dell’intero scenario, cioè del soggetto (il ruolo dell’emittente – in questo caso voi o la vostra azienda), l’oggetto dell’evento (il tema che si intende presentare) e il pubblico. Si prosegue poi con la messa a punto di un preventivo, di un budget aziendale con il quale si intende sostenere i costi di tutta l’organizzazione e della gestione dell’evento. Il budget è spesso cruciale nella programmazione di un evento: ogni dettaglio, ogni singolo fattore può incidere nel budget iniziale.
Successivamente ci si occupa dell’individuazione della location. È bene ricordare che la location deve rispettare le esigenze del soggetto e del pubblico, nonché dell’oggetto. A seconda della natura dell’evento in sé, la location deve presentare più o meno caratteristiche, purché rimanga in linea con il progetto iniziale e con la propria brand identity. Data la portata internazionale dell’evento, una buona location deve essere facilmente raggiungibile (anche e soprattutto con i mezzi di trasporto pubblici), attrezzata e dotata dello spazio necessario per poter ospitare il numero di invitati designato e le attrezzature tecniche per l’interpretariato.
Dopo aver fatto un profondo sopralluogo della location, verificandone le dotazioni e l’impianto acustico, allora si può essere certi che, grazie al noleggio di attrezzatura per traduzione simultanea professionale, di cabine e di cuffie per interpreti, si riuscirà a veicolare il messaggio a tutti i partecipanti presenti in loco.
Sotto gli aspetti organizzativi della prima fase ricadono anche lo spostamento e la prenotazione preventiva in hotel per il soggiorno degli interpreti chiamati al rapporto per l’evento, il trasporto e il noleggio delle attrezzature tecniche.
La seconda fase prevede la preparazione di inviti, biglietti da visita, materiali cartacei e digitali a supporto dell’evento. La fase intermedia si occupa anche della elaborazione delle mail e della definizione di una linea grafica da seguire per l’intero progetto. Solo la fase preliminare e la fase intermedia possono dare il via alla fase esecutiva in cui vengono gestiti infine gli aspetti tecnico-logistici precedenti alla messa in atto dell’evento stesso.
Un evento internazionale deve il suo successo all’attenzione, premura e precisione con le quali si seguono le fasi di cui sopra. Ogni passaggio e elemento è fondamentale per la riuscita di un buon evento. Sappiamo bene quanto possa essere cavillosa e lunga la preparazione di un evento.
Per questo c’è Congressi Internazionali. Siamo un’azienda specializzata in servizi di traduzione simultanea e di noleggio di sistemi audio di interpretariato. Siamo nel campo da oltre venti anni, e abbiamo sempre cercato di sostenere i nostri clienti, andando incontro alle loro esigenze e superando le loro aspettative.
Quello che noi offriamo è un tipo di consulenza e servizio a tutto tondo, dall’ideazione alla fase conclusiva dell’evento. Oltre all’organizzazione dell’intero evento e al noleggio di attrezzatura per traduzione simultanea, Congressi Internazionali offre la possibilità di scegliere gli interpreti che più possano soddisfare le vostre richieste. In base al numero di combinazioni linguistiche previste e al numero di invitati, saremo ben lieti di aiutarvi a trovare la soluzione più adatta al vostro evento!
E allora, signore e signori, che si apra il sipario.
Ufficio Stampa Congressi Internazionali
